Danışmanlığını yürütmekte olduğumuz; ilaç sektöründe faaliyet gösteren ve İstanbul/Şişli lokasyonunda bulunan global iş ortağımız için ''Departman Asistanı'' arayışımız bulunmaktadır.
Görev Tanımı:
İdari ve Operasyonel İşler (Admin)
Yönetici Asistanlığı: Direktörün masraf takibi, ajanda yönetimi ve ilgili PA süreçlerinin yürütülmesi.
...
Finans ve Satınalma Takibi: Etkinlik dışı tüm proje ve işlerin PO (Satınalma Siparişi) süreçlerinin açılması; ajans işleri, emailing, video çekimi, şirket içi aktiviteler vb. hizmetlerin fatura/teslimat takibinin yapılması ve hizmet alındı teyitlerinin alınması.
İletişim ve Duyurular: Şirket içi dahili e-posta gönderimlerinin (Aşı haftası, işe giriş duyuruları, İKSİR vb.) ilgili kanallardan yönetilmesi.
Dokümantasyon ve Arşivleme: Sözleşmelerin Ariba ve GSK Server sistemlerine yüklenmesi, damga vergisi süreçlerinin takibi ve arşivleme işlemlerinin yapılması.
Organizasyon: Departman toplantılarının organize edilmesi ve açılan PO’ların düzenli listelenmesi.
Toplantı ve Etkinlik Süreçleri Yönetimi (GSP SB Muaf)
Süreç Belge Yönetimi: Toplantı taleplerinin toplanması, hekim/kurum belge kontrollerinin (TPRM, COI, SMM vb.) yapılması, arşivlenmesi ve Vendor taleplerinin oluşturulması.
Onay ve İzinler: PAAF onay süreçlerinin takibi, ünite içi toplantılarda başhekimlik izin dilekçelerinin hazırlanması/imzalatılması ve Vault evraklarının düzenlenmesi.
Sözleşme ve Finansal Takip: Toplantı salonu kira ve konuşmacı hekim sözleşmelerinin hazırlanması, Nirvana sistem açılışları, PO, fatura, damga vergisi ve etkinlik kapama süreçlerinin yürütülmesi.
Medikal/Uyum (MM) Süreçleri: Konuşmacı hekim ToV kontrollerinin yapılması, dosyalama, arşivleme ve evrakların Teams/Ariba sistemlerine yüklenmesi.
Kongre ve Dernek Toplantıları Yönetimi
Dernek Süreçleri: SB başvurulu ve SB muaf dernek süreçlerinde TPRM, COI ve tüzük kontrollerinin yapılması; çerçeve sözleşmelerin hazırlanması ve imza süreçlerinin takibi.
Kongre ve Stant Operasyonları: Kongre PAAF/NPAF onay süreçlerinin, stant bütçe/PO/Nirvana/fatura adımlarının ve duyuru metinlerinin yönetimi.
Saha ve Ekip Koordinasyonu: Kongre personel (staff) tablolarının hazırlanması, duyuruların ve detayların ilgili ekiplere iletilmesi.
Gelişmiş Süreç Yönetimi: SB muaf dernek işlerinde vault açılışı, sözleşme hazırlığı, konuşmacı adaylığı, PO açılışı, mutabakat bütçesi alımı ve fatura temini süreçlerinin eksiksiz yürütülmesi.
daha fazla göster
Danışmanlığını yürütmekte olduğumuz; ilaç sektöründe faaliyet gösteren ve İstanbul/Şişli lokasyonunda bulunan global iş ortağımız için ''Departman Asistanı'' arayışımız bulunmaktadır.
Görev Tanımı:
İdari ve Operasyonel İşler (Admin)
Yönetici Asistanlığı: Direktörün masraf takibi, ajanda yönetimi ve ilgili PA süreçlerinin yürütülmesi.
Finans ve Satınalma Takibi: Etkinlik dışı tüm proje ve işlerin PO (Satınalma Siparişi) süreçlerinin açılması; ajans işleri, emailing, video çekimi, şirket içi aktiviteler vb. hizmetlerin fatura/teslimat takibinin yapılması ve hizmet alındı teyitlerinin alınması.
İletişim ve Duyurular: Şirket içi dahili e-posta gönderimlerinin (Aşı haftası, işe giriş duyuruları, İKSİR vb.) ilgili kanallardan yönetilmesi.
Dokümantasyon ve Arşivleme: Sözleşmelerin Ariba ve GSK Server sistemlerine yüklenmesi, damga vergisi süreçlerinin takibi ve arşivleme işlemlerinin yapılması.
Organizasyon: Departman toplantılarının organize edilmesi ve açılan PO’ların düzenli listelenmesi.
Toplantı ve Etkinlik Süreçleri Yönetimi (GSP SB Muaf)
Süreç Belge Yönetimi: Toplantı taleplerinin toplanması, hekim/kurum belge kontrollerinin (TPRM, COI, SMM vb.) yapılması, arşivlenmesi ve Vendor taleplerinin oluşturulması.
...
Onay ve İzinler: PAAF onay süreçlerinin takibi, ünite içi toplantılarda başhekimlik izin dilekçelerinin hazırlanması/imzalatılması ve Vault evraklarının düzenlenmesi.
Sözleşme ve Finansal Takip: Toplantı salonu kira ve konuşmacı hekim sözleşmelerinin hazırlanması, Nirvana sistem açılışları, PO, fatura, damga vergisi ve etkinlik kapama süreçlerinin yürütülmesi.
Medikal/Uyum (MM) Süreçleri: Konuşmacı hekim ToV kontrollerinin yapılması, dosyalama, arşivleme ve evrakların Teams/Ariba sistemlerine yüklenmesi.
Kongre ve Dernek Toplantıları Yönetimi
Dernek Süreçleri: SB başvurulu ve SB muaf dernek süreçlerinde TPRM, COI ve tüzük kontrollerinin yapılması; çerçeve sözleşmelerin hazırlanması ve imza süreçlerinin takibi.
Kongre ve Stant Operasyonları: Kongre PAAF/NPAF onay süreçlerinin, stant bütçe/PO/Nirvana/fatura adımlarının ve duyuru metinlerinin yönetimi.
Saha ve Ekip Koordinasyonu: Kongre personel (staff) tablolarının hazırlanması, duyuruların ve detayların ilgili ekiplere iletilmesi.
Gelişmiş Süreç Yönetimi: SB muaf dernek işlerinde vault açılışı, sözleşme hazırlığı, konuşmacı adaylığı, PO açılışı, mutabakat bütçesi alımı ve fatura temini süreçlerinin eksiksiz yürütülmesi.
daha fazla göster